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Lead-Monitoring & Outreach-Sync

Der Agent beobachtet die Influencer-Pipeline durchgehend, reichert neue Leads an, hält Sheet und Outreach-Tool in beide Richtungen synchron und sorgt dafür, dass niemand zweimal angeschrieben wird und kein Creator mit laufendem Vertrag im Outreach landet.

Der Ausgangspunkt

Den ganzen Tag landen neue Influencer im Sheet: aus Recherche-Tools, über Empfehlungen, von der Wunschliste des Kunden. Jemand musste sie bemerken, sich das Profil ansehen, eine Kontaktadresse finden, prüfen, ob sie nicht längst in einer Kampagne laufen, und sie ins Outreach-Tool übertragen. Erst dann passierte überhaupt etwas.

Dieser Jemand hatte auch noch anderes zu tun. Leads warteten, manchmal tagelang. Sheet und Inbox liefen langsam auseinander. Ein Creator, der im Sheet schon unter Vertrag stand, steckte weiter in einer aktiven Outreach-Kampagne. Nur eine Kaltakquise-Mail von einem unangenehmen Gespräch entfernt.

Dubletten waren das Problem, das niemandem auffiel. Creator tauchen unter verschiedenen Handles auf, hier mit privater Adresse, dort mit der des Managers. Ein Abgleich allein über die E-Mail übersah die Hälfte davon.

So funktioniert es

  1. 01

    Prüft das Influencer-Sheet alle paar Minuten, Tag und Nacht

  2. 02

    Reichert jeden Lead mit Profil- und Audience-Daten an

  3. 03

    Gleicht neue Zeilen mit allen bisher kontaktierten Leads ab

  4. 04

    Schiebt saubere Leads in die richtige Outreach-Kampagne

  5. 05

    Stoppt Sequenzen, sobald irgendwo eine Antwort eingeht

  6. 06

    Hält Sheet und Outreach in beide Richtungen synchron

  7. 07

    Meldet einmal täglich in Slack, was sich bewegt hat

Sonderfälle, die er abdeckt

Derselbe Creator, zwei verschiedene Adressen

Wird ein Lead mit der Adresse des Managers angelegt, während die private Adresse schon im Outreach läuft, gleicht der Agent über das Handle ab, nicht über die E-Mail. Er führt die beiden Einträge zusammen, statt den Creator zweimal anzuschreiben.

Eine Antwort kommt über den falschen Kanal

Antwortet ein Creator auf eine Kaltakquise-Mail per Instagram-DM, stoppt der Agent die Sequenz trotzdem und übergibt den Thread an den Kommunikations-Agenten. So geht das zweite Follow-up nie an einen Lead, der längst interessiert ist.

Ein Creator unter Vertrag taucht wieder auf

Wer unter Vertrag steht oder mitten in Verhandlungen ist, landet auf der Sperrliste. Passende neue Zeilen werden übersprungen und markiert, angeschrieben wird niemand.

Die Struktur des Sheets ändert sich im laufenden Betrieb

Verschieben sich Spalten oder zerschießt jemand beim Einfügen das Format, stoppt der Agent und meldet sich, statt hundert Zeilen falsch ins Outreach zu schieben.

Ein totes oder kaputtes Profil

Handles, die ins Leere laufen, und Accounts, die inaktiv wirken oder nach Bots aussehen, werden mit Begründung im Sheet markiert, statt in einer Sequenz zu landen.

Verbundene Tools

Google Sheetsdie Influencer-Liste, mit der alles beginnt
SmartleadOutreach-Kampagnen und Antworterkennung
InstagramProfil- und Audience-Daten für neue Leads
TikTokProfildaten für Creator mit TikTok-Fokus
HubSpotSperrliste für Creator unter Vertrag und in Verhandlung
Communication agentübernimmt, sobald ein Lead antwortet
SlackAlerts zu neuen Leads und die tägliche Übersicht

Was autonom läuft

Der Agent übernimmt

  • Prüft das Sheet alle paar Minuten, rund um die Uhr
  • Reichert Leads mit Profil- und Audience-Daten an
  • Gleicht mit früherem Outreach und laufenden Verträgen ab
  • Übergibt neue Influencer an Smartlead
  • Hält den Lead-Status in beiden Tools deckungsgleich

Beim Team bleibt

  • Neue Influencer ins Sheet eintragen
  • Entscheiden, welche Segmente Priorität bekommen
  • Leads prüfen, die der Agent als riskant markiert hat

Was das spart

Niemand überträgt Leads mehr von Hand aus der Liste ins Outreach-Tool. Neue Influencer landen innerhalb von Minuten im Funnel, rund um die Uhr, angereichert und um Dubletten bereinigt.

Der Funnel läuft nachts und am Wochenende weiter. Bis jemand in die Liste schaut, läuft das Outreach längst.

Und die peinlichen Pannen verschwinden. Keine doppelten Anfragen von zwei Leuten aus dem Team, keine Kaltakquise-Mails an Creator, die längst unter Vertrag stehen, keine interessierte Antwort, die untergeht, während die Sequenz weiterläuft.

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